1- Comment sauver du temps avec UniKommerce ?
2- Comment sauver de l’argent avec UniKommerce ?
3- Pourquoi UniKommerce est la solution la moins chère et combien ça coûte?
4- Comment UniKommerce va m’aider à améliorer ma productivité ?
5- Peut-on gérer notre croissance avec la solution UniKommerce ?
6- Est-ce que la solution UniKommerce nous permettra de couper des postes ?
7- Est-ce j’ai besoin d’un logiciel de gestion intégré (ERP) ?
8- Achat ou location ?
9- Est-ce que je peux financer mon projet ?
10- Comment ça s’implante et en combien de temps ?
11- Comment se déroule la formation ?
12- J’ai des données dans mon ancien système. Comment les transférer ?
13- Est-ce que j’ai besoin d’un nouveau serveur ?
14- Faut-il que je change tous mes ordinateurs ?
15- Que se passe-t-il si j’ai un problème avec le logiciel ?
16- Qui peut me répondre quand j’ai des questions ?
17- En combien de temps puis-je avoir du support ?
18- Que ce passe t-il si j’ai un problème avec le logiciel le soir ou la fin de semaine ?
19- Est-ce que je peux concevoir mes rapports moi-même ?
20- Est-ce que le logiciel me permet de gérer plusieurs entrepôts ?
21- Est-ce que je peux gérer plusieurs compagnies avec le logiciel ?
22- Est-ce que le logiciel est bilingue ?
23- Est-ce que j’ai besoin d’un logiciel supplémentaire pour la comptabilité ?
24- Comment sont protégées les informations confidentielles ?
25- Qu’est-ce qui arrive si je perds mon serveur, que je me le fais voler ou qu’il est devenu une perte totale ?

1- Comment sauver du temps avec UniKommerce ?

Lorsqu’on n’utilise pas un système de gestion intégré tel qu’UniKommerce, le temps perdu à rechercher, produire et transmettre les informations utiles à la gestion et aux prises de décision devient un handicap majeur.

Par exemple, au lieu de demander au responsable des achats un rapport sur les commandes en cours, avec UniKommerce, vous avez accès à cette information en temps réel et en un seul clic sans avoir à en faire la demande.

Dans cet exemple, pour mesurer le gain de temps, il faut cumuler celui de la demande (par téléphone, par courriel ou verbale : environ 4 à 5 minutes), le temps que l’interlocuteur consacre à filtrer l’information et produire un rapport (entre 10 et 15 minutes) et enfin le temps de vous le transmettre (par courriel, ou en personne : un autre 10 à 15 minutes). La production d’un simple rapport sur les commandes en cours peut donc prendre plus d’une demie heure, en supposant que votre interlocuteur soit disponible au moment où vous exprimez le besoin et qu’il a compris votre demande clairement, avec le risque de devoir refaire votre demande ultérieurement.

Si l’accès instantané et en temps réel aux fonctions d’UniKommerce vous permet de gagner une demie heure ou plus pour une simple demande comme dans notre exemple, imaginez l’impact général sur toutes les fonctions opérationnelles de votre entreprise. Chaque gestionnaire disposant alors de cet effet de levier, avec les nombreuses demies heures mises ensemble, cela représente un gain de temps qui permettra à votre entreprise de ne plus faire partie des statistiques sur le manque de productivité des PME.

3- Pourquoi UniKommerce est la solution la moins chère et combien ça coûte?

À richesse fonctionnelle comparable, UniKommerce est indiscutablement la solution parmi les moins chères du marché.

D’abord parce que les modules et les fonctions intégrés sont commercialisés de manière autonome. Pas besoin de faire l’acquisition des modules que vous n’utilisez pas. Vous n’achetez que ce qui est nécessaire, sans devoir contribuer aux coûts des modules non utilisés.

En plus d’être doté de fonctions de gestion complètes, UniKommerce fournit des outils de supervision et d’aide à la décision inclus dans le prix des modules de base, donc pas de coûts additionnels pour profiter de ces outils.

L’ensemble de départ d’UniKommerce comprend :

• La gestion des ressources complète
•  La gestion de la distribution complète
• La gestion d’inventaire complète
• Le centre de contrôle et de surveillance
• Le système comptable standard complet

Tous ces modules multi-langues, multi-compagnies, multi-entrepôts, multidevises, avec paramétrage, sécurité, etc. coûtent environ 40$ par mois et par utilisateur pour les cinq premiers utilisateurs, sans compter les économies d’échelle qui augmentent rapidement avec le nombre d’utilisateurs.

4- Comment UniKommerce va m’aider à améliorer ma productivité ?

Lorsque vous gérez avec des logiciels non intégrés et qui ne se « parlent » pas, vous exposez votre entreprise à des dangers comme :

• Le manque d’efficacité et de fiabilité des informations;
• Le manque de performance et l’engorgement des activités;
• La maintenance coûteuse des divers systèmes;
• La dépendance humaine envers les employés qui maitrisent les différents systèmes;
• La dépendance technologique envers les systèmes différents;
• La perte de contrôle et le manque de vision en absence d’informations accessibles facilement;
• La perte de motivation de vos employés devant la redondance;
• La perte de crédibilité envers les partenaires (commandes en retard, erreurs, retours, etc.);
  

Toutefois, avec une solution complète et totalement intégrée comme UniKommerce, vous serez en mesure de repousser les limites et de vous offrir de nouvelles possibilités telles :

• Une gestion plus efficace et plus rapide;
  
• Des données pertinentes et fiables;
  
• L’élimination des tâches inutiles;
  
• Un meilleur contrôle sur les performances;
  
• Des décisions éclairées;
  
• Des gains de productivité;
  
• La diminution des dépenses d’opération;
  
• L’optimisation de vos processus d’affaires;
  
• La possibilité d’apporter des ajustements stratégiques;
  
• Une plus grande motivation chez vos employés;
  
• Et vous augmentez la satisfaction des partenaires;

5- Peut-on gérer notre croissance avec la solution UniKommerce ?

Absolument. UniKommerce est une solution qui s’adresse principalement à des entreprises dont les besoins ne sont plus comblés par leur logiciel de gestion comptable (Acomba, Dynacom, Quick Book, Simple Comptable, etc.) et dont les opérations – prise de commande, gestion des stocks et des achats, etc. – se sont complexifiées avec leur croissance. D’autre part, elles n’ont pas nécessairement les besoins ou les moyens d’investir dans des solutions coûteuses et complexes à mettre en œuvre telles SAP, People Soft, Vantage, Navision, etc.

Avec Unikommerce, vous avez accès aux fonctionnalités des grands systèmes mais vous pouvez en débuter l’utilisation rapidement et à bon prix.

Par la suite, que votre croissance passe par une augmentation des effectifs ou qu’elle se traduise par une plus grande complexité fonctionnelle, nous n’aurons qu’à vous activer à la demande de nouvelles licences d’utilisateurs ou de modules déjà existants et parfaitement intégrés avec l’ensemble du système.

6- Est-ce que la solution UniKommerce nous permettra de couper des postes ?

Bien que ce ne soit généralement pas le but premier recherché par la mise en place d’une telle solution, il est tout à fait possible qu’un système performant, intégré et stable tel qu’UniKommerce vous amène à rationaliser des ressources qui deviennent non pertinentes ou qui peuvent même constituer un élément de ralentissement dans vos nouveaux processus de traitement.

Nous croyons surtout que c’est une occasion en or pour vous permettre de réorganiser les missions de certains de vos employés en les assignant à des tâches plus gratifiantes et ayant une incidence directe sur l’amélioration et la satisfaction du service à la clientèle.

Si un employé est confiant quant à la qualité et à la disponibilité de l’information qui est à la base de son travail, il lui sera nécessairement plus facile de satisfaire vos partenaires d’affaires et de leur donner un meilleur service. Faire plus et mieux à moindres coûts, voilà un élément clé de votre succès dans un environnement d’affaires hautement compétitif.

7- Est-ce j’ai besoin d’un logiciel de gestion intégré (ERP) ?

Vous utilisez plusieurs logiciels (un logiciel pour la comptabilité, Excel, Access, File Maker, solutions maison, etc.) qui ne communiquent pas ensemble ?

- OUI, vous avez besoin d’un logiciel de gestion intégré (ERP).

Vous ressaisissez de l’information produite par un logiciel dans un autre logiciel et vous refaites continuellement de la ressaisie ?

- OUI, vous avez besoin d’un logiciel de gestion intégré (ERP).

Vous n’avez pas accès instantanément à des informations pertinentes et fiables pour prendre des décisions éclairées pour la gestion de votre entreprise ?

- OUI, vous avez besoin d’un logiciel de gestion intégré (ERP).

Une seule réponse positive à une de ces questions signifie que OUI, plus que jamais vous avez besoin d’un système de gestion intégré (ERP). Et encore plus si vous répondez OUI à plus d’une reprise. Il faut alors absolument aider votre entreprise pour sa productivité, sa compétitivité et sa rentabilité.

Comme son nom l’indique un système de gestion intégré (ERP signifie Enterprise Ressource Planning) est là pour vous permettre de mieux performer en n’utilisant qu’un seul logiciel de gestion pour tous vos besoins.

8- Achat ou location ?

La formule d’achat vous donne le droit d’utiliser les licences du logiciel après en avoir acquitté les coûts. Les conditions de paiements peuvent varier mais sont généralement étalées entre la date de la commande initiale et quelques semaines après son installation. Par la suite, les coûts récurrents sont ceux du contrat de support et de mise à niveau qui sont payables annuellement.

La formule de location vous donne le droit d’utiliser les licences du logiciel moyennant un coût de location mensuel, bimestriel ou trimestriel. Un montant forfaitaire initial est payable pour couvrir les frais d’installation et de formation. Par la suite, le coût de location est payé selon la fréquence choisie pour la durée de son utilisation sur le site. Il est également possible d’avoir des ententes particulières pour une formule de location avec option d’achat. Contactez-nous pour plus de détail.

9- Est-ce que je peux financer mon projet d’achat ?

Si vous optez pour l’achat des licences et que vous désirez faire financer le projet, voici quelques options disponibles :

Financement interne (par Unik) :

- Option 1 : 25 % à la signature et le reste en 3 paiements mensuels égaux sans intérêts (chèques postdatés) facturé en une seule fois.
- Option 2 : 25 % à la signature et le reste (+ 10 % de frais administratifs) en 12 paiements égaux (chèques postdatés) facturé en une seule fois.

Financement par crédit bail :

Il vous est possible de faire affaire avec notre courtier partenaire en financement par crédit-bail pour des termes variant de 12 à 60 mois selon les disponibilités du marché. Vous pouvez aussi utiliser les services de votre courtier si vous êtes déjà utilisateur d’un tel service.

10- Comment ça s’implante et en combien de temps ?

La première étape consiste à dresser un échéancier avec vous selon un programme bien établi couvrant l’ensemble du processus depuis l’installation jusqu’à la date de mise en route.

L’installation proprement dite du logiciel prend moins de 2 à 3 heures. Vient ensuite le paramétrage qui doit être réalisé avec le responsable du projet que vous aurez désigné à l’interne. Il s’agit principalement de répondre à une série de questions sur les modes de fonctionnement que le logiciel propose et la manière avec laquelle vous préférez opérer selon le contexte de votre entreprise.

Une brève formation est effectuée sur la méthode d’importation des données. Dès que les fichiers nous sont fournis, nous procédons à l’importation de vos données pour que les utilisateurs maîtrisent rapidement le système.

Ensuite, le plan de formation est mis en branle selon la formule choisie (cours théoriques et/ou pratiques, en groupe et/ou en individuel). Chaque utilisateur formé doit par la suite effectuer des « devoirs pratiques », simplement en entrant et en traitant des données tests dans le système afin de se familiariser avec le nouvel environnement.

Parallèlement à ces travaux, nous effectuons les tâches qui nécessitent de la programmation, tels que l’adaptation des documents, l’insertion du logo, les ajustements fonctionnels, etc.

Lorsque ces étapes sont finalisées, une rencontre d’évaluation permet de confirmer ou d’ajuster la date de mise en route initialement prévue.

Une ou deux journées avant le grand départ, nous procédons à un nettoyage des données de tests et nous finalisons l’importation des données pertinentes. ET GO.

Combien de temps dure un projet d’implantation ? Tout dépend de la disponibilité de vos ressources à l’interne. De notre côté, nous intervenons avec le plus de discrétion possible pour ne pas perturber vos affaires en cours et votre quotidien. Toutefois, il est essentiel de sensibiliser et d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs pour faciliter la réussite du projet.

Selon les ’expériences vécues sur le terrain, pour autant que vos collaborateurs puissent consacrer de façon systématique quelques heures au projet, vous serez en mesure de mettre en opération le système dans des délais variant de 2 à 6 mois.

11- Comment se déroule la formation ?

Nous offrons deux approches pour la formation des utilisateurs. Il est même possible de combiner les deux lorsque nécessaire. Si vous avez des ressources qui sont impliquées et qui maitrisent parfaitement vos processus d’affaires, il est alors pertinent qu’ils soient formés pour devenir des « super-utilisateurs », non seulement capables ensuite de dispenser de la formation aux autres utilisateurs, mais devenant aussi des personnes ressources et des coordonateurs.

Parfois, il est plutôt pertinent d’avoir une approche plus conventionnelle et de fournir un programme de formation pour lequel deux groupes distincts sont normalement ciblés : Les superviseurs (et/ou gestionnaires) et les opérateurs.

Généralement sous forme d’atelier, chaque utilisateur reçoit une brève formation théorique et effectue rapidement des exercices pratiques sur les fonctionnalités qu’il est appelé à utiliser dans le cadre de son travail.

Par la suite, formation se déroule à distance et de façon contextuelle (Job on training) avec nos chargés de projets qui s’occupent de répondre à vos questions dès l’installation initiale, avant, durant et après la mise en opération du système.

12- J’ai des données dans mon ancien système. Comment les transférer ?

L’importation des données est un aspect important dans tout projet d’implantation d’un logiciel de gestion intégré. D’abord parce qu’historiquement, c’est généralement complexe et coûteux, sans compter qu’il y a rarement deux cas semblables. C’est donc la portion du projet pour laquelle il est très difficile de tout prévoir et qui doit elle-même faire l’objet d’une analyse spécifique (impliquant des frais) afin d’en quantifier les coûts et les efforts requis.

Pour faire face à ce problème, nous avons développé une méthodologie plus simple, plus rapide et beaucoup moins coûteuse. Nous vous transmettrons une documentation complète et détaillée afin que vous puissiez préparer vous-mêmes les données à importer. Cette documentation est accompagnée de fichiers « gabarit » au format du chiffrier Excel, connu d’à peu près tous les utilisateurs de l’informatique. Ces fichiers représentent les structures de fichiers de données compréhensibles pour des utilisateurs. Vous avez donc la capacité d’extirper l’information du système existant, de la traiter, de la valider et de la corriger au besoin. C’est d’ailleurs une occasion idéale pour faire le ménage. Sur réception des fichiers Excel, nous les importons dans le système en utilisant une procédure de validation déjà opérationnelle et efficace. Cette méthode éprouvée permet de gérer la complexité au meilleur coût possible.

13- Est-ce que j’ai besoin d’un nouveau serveur ?

Pas nécessairement, en autant que vous ayez un serveur qui fonctionne sous Microsoft Windows©, avec les mises à jour installées ainsi qu’une quantité de mémoire vive appropriée.

Toutefois, pour utiliser une de nos solutions de gestion, votre environnement doit disposer de l’engin de base de données SQL Server © de Microsoft.

En ce qui concerne la mise en opération des systèmes, notre statut de Partenaire Certifié Microsoft © nous permet de vous conseiller avec compétence sur les outils pertinents et la meilleure façon de les acquérir et les déployer à moindre coût.

14- Faut-il que je change tous mes ordinateurs ?

Pas nécessairement. Si vous optez pour une installation de votre réseau en mode Terminal Server de Microsoft © (logiciel installé uniquement sur le serveur), vous n’avez en principe pas besoin de changer ou de rendre plus puissants vos postes de travail existants.

Si vous optez pour un déploiement en mode Client-Serveur (logiciel installé sur chaque ordinateur client), il faut alors s’assurer que chaque poste contient les ressources appropriée (processeurs, mémoire, etc.) pour fonctionner de manière optimale.

Au niveau des systèmes d’exploitation, il faut aussi s’assurer que vos postes sont installés avec des versions professionnelles et stables de Microsoft © Windows.

15- Que ce passe-t-il si j’ai un problème avec le logiciel ?

Comme pour tout logiciel sur le marché, il arrive occasionnellement qu’un problème de programmation ou de logique fonctionnelle se glisse dans une nouvelle version sans pouvoir être capté à l’étape du contrôle de qualité.

Vous pouvez être rassurés, puisque notre contrat de support et de mise à niveau vous garantit que nous mettons tous les moyens pour assurer la continuité de fonctionnement du logiciel. Dès que l’anomalie nous est rapportée, nous isolons et effectuons la correction appropriée en priorité. Nous effectuons ces tâches sans frais supplémentaires, le tout étant couvert par le contrat de support et de mise à niveau.

16- Qui peut me répondre quand j’ai des questions ?

Dès que vous avez des questions sur nos solutions, il vous suffit de nous contacter par courriel ou par téléphone. Un de nos chargés de projet se fera un plaisir de vous aider.

Tel que mentionné précédemment, les interventions prévues au contrat de support et de mise à niveau sont effectuées sans frais additionnels. En ce qui concerne les demandes de travaux et de formation, vous pouvez opter pour l’achat de banque d’heures prépayées (avec escompte) ou une facturation au fur et à mesure.

Il est important également de noter que notre équipe de chargés de projet est structurée différemment de la plupart des fournisseurs de logiciels. Lorsque vous nous contactez, vous faites affaires directement et sans intermédiaire avec nos chargés de projets, c'est-à-dire les mêmes personnes impliquées dans la programmation du logiciel et pour son implantation chez vous. Ils sont donc très bien préparés pour comprendre votre situation et vous assister le plus rapidement possible.

17- En combien de temps puis-je avoir du support ?

Dès qu’une requête lui parvient, le chargé de projet en détermine le niveau de priorité. En fonction de l’urgence de la situation, il traite les requêtes dans les deux heures qui suivent s’il ne s’agit pas d’une urgence. Si c’est urgent, vous êtes contactés dans les minutes qui suivent. Bien que ce soit plutôt rare, en cas de nécessité, vous avez accès à une boîte vocale des urgences qui notifie rapidement la direction et les membres de l’équipe en cas de besoin.

18- Que ce passe t-il si j’ai un problème avec le logiciel le soir ou la fin de semaine ?

Nous garantissons une couverture des urgences lors des heures normales de bureau. D’autre part, compte tenu de la maturité et de la fiabilité de nos systèmes, il est très rare que ça se produise. Si vous considérez que la situation est critique, vous avez accès à une boîte vocale des urgences qui notifie rapidement la direction et les membres de l’équipe en cas de besoin.

Nos chargés de projets sont équipés pour intervenir directement sur vos systèmes à partir de nos bureaux ou de leur lieu de résidence en cas d'absolue nécessité.

19- Est-ce que je peux concevoir mes rapports moi-même ?

Nos solutions fournissent déjà une multitude de rapports disponibles et fonctionnels sans oublier que nous personnalisons certains documents (factures, états de comptes, chèques-déboursés, etc.).

De plus, tous les rapports produits par nos systèmes peuvent - au moment le leur visualisation pour impression - être exportés en fichier de format PDF, Word ou Excel. À partir de ces fichiers, il vous est alors possible de traiter, filtrer, compiler les données ainsi extraites. Des traitements peuvent être automatisés à l’aide de « macros » et ainsi produire des rapports de synthèse très rapidement, sans même avoir à manipuler les structures complexes de la base de données.

Si vous devez concevoir des rapports personnalisés, et que vous êtes en mesure de gérer la complexité qui en découle, nous mettrons à votre disposition la documentation structurelle de l’application. Vous pourrez ainsi y intégrer un générateur de rapports et monter vos rapports personnalisés en utilisant l’environnement logiciel que vous maîtrisez le mieux.

20- Est-ce que le logiciel me permet de gérer plusieurs entrepôts ?

Oui, notre solution vous permet de gérer autant d’entrepôts que vous le voulez. Il n’y a pas de limite au nombre d’entrepôts. Votre inventaire est également géré par entrepôt, ce qui vous permet de bien maitriser vos mouvements de stocks.

21- Est-ce que je peux gérer plusieurs compagnies avec le logiciel ?

Oui, vous pouvez gérer plusieurs compagnies liées avec nos solutions. Certains de nos clients gèrent d’ailleurs jusqu'à 8 compagnies liées avec le même logiciel sans frais additionnels, qu’il s’agisse de compagnies opérationnelles ou de gestion.

22- Est-ce que le logiciel est bilingue ?

Oui, notre solution UniKommerce est bilingue. Chaque utilisateur peut choisir indépendamment sa langue de travail, qui s’affichera dans son interface lorsque qu’il entre dans le système.

De plus quand une ressource a une langue de communication différente de l’utilisateur courant, par exemple un client ou un fournisseur anglophone, ses rapports s’imprimeront dans sa langue même si la commande est traitée par un opérateur francophone.

23- Est-ce que j’ai besoin d’un logiciel supplémentaire pour la comptabilité ?

Non, vous n’avez pas besoin d’un autre logiciel pour gérer votre comptabilité. Les trois modules comptables principaux (Comptes clients, comptes fournisseurs et Grand livre) sont inclus dans le système intégré et la génération des transactions opérationnelles vers les modules comptables se fait de façon transparente et sans avoir à ressaisir l’information.

Lorsque les cycles opérationnels et comptables sont complétés, le système offre une puissante capacité de forage. Il est donc possible de partir d’une écriture au Grand livre pour se rendre aux transactions opérationnelles qui l’ont engendrée et vice versa.

Le système comptable fournit également tous les documents nécessaires à la production des états financiers : bilan, état de résultats, journaux et analyses. Les rapports étant exportables facilement vers Excel, vous pouvez les transmettre rapidement et efficacement à votre comptable qui pourra les utiliser facilement ou les importer dans son système pour produire vos états financiers de fin d’année et déclarations de compagnie.

24- Comment sont protégées mes informations confidentielles ?

Vos données sont protégées dans la base de données qui est sécurisée par les permissions du système d’exploitation Microsoft Windows © et l’engin de base de données SQL Server © de Microsoft.

Pour ce qui est de la confidentialité de vos données vis-à-vis des utilisateurs internes, le système est doté d’un module qui gère les permissions et les accès aux interfaces selon un profil personnalisable pour chacun d’entre eux.

25- Qu’est-ce qui arrive si je me le fais voler mon serveur ou qu’il est devenu une perte totale ?

En centralisant toutes les informations de votre système de gestion intégré dans une base de données unique, vous obtenez déjà un premier niveau de protection qui minimise le risque de perte ou de détérioration.

En effectuant des sauvegardes selon les règles et les standards recommandés (Calendrier mensuel, hebdo, quotidien – ainsi que copies à l’extérieur de l’entreprise), si un problème majeur survient (destruction, vol, feu, etc.), nous somme en mesure de vous remettre en opération en moins de 3 heures si vous disposez d’un serveur opérationnel et d’une sauvegarde à jour.